“Essa reunião poderia ter sido um e-mail” – Quem nunca pensou isso sobre uma reunião?
Muitas vezes, reuniões que não são bem planejadas consomem muito tempo dos colaboradores e acabam sendo improdutivas. Pensando nisso, reunimos algumas dicas sobre as FUNÇÕES de uma reunião para te ajudar a mudar essa realidade:
Comunicar Informações Primeiramente, uma das principais funções de uma reunião de negócios é comunicar informações de maneira eficaz, além de envolver todos com o assunto. Ao planejar a reunião, defina uma agenda com tempo suficiente para que os participantes recebam e, em seguida, respondam às informações.
Planejar a próxima etapa Você pode reunir sua equipe para que todos juntos criem planos voltados ao cumprimento dos objetivos, sejam eles simples ou complexos. Com o avanço do projeto, um encontro com os funcionários pode envolver ideias de brainstorming ou a atribuição de tarefas específicas, com orçamentos e prazos para indivíduos específicos.
Tomar decisões A tomada de decisões ocorre em praticamente todas as reuniões de negócios. Analisar várias alternativas e obter aprovação (ou negação) de uma ideia em conjunto permite que a empresa avance em direção aos seus objetivos de forma mais clara. Por isso, inclua as pessoas com autoridade para decidir e assegure-se de que todos tenham informações suficientes para se comprometer com uma decisão.
Dicas para Reuniões Produtivas
Tenha uma agenda com um tópico Uma agenda de reunião é indispensável para encontros produtivos. Ela serve para que você e os participantes saibam exatamente o que será abordado. Uma simples declaração do que você espera alcançar economiza, em média, 17 minutos na reunião. Portanto, informe com antecedência o tópico a ser discutido e quaisquer documentos relevantes para manter todos no caminho certo.
Estabeleça limites de tempo para a reunião O tempo dos seus funcionários é valioso; então, limite a duração da reunião a uma hora ou menos, se possível. Encerre a reunião no horário, mesmo que o tema da agenda não seja totalmente concluído. Com limites de tempo rígidos, os funcionários planejam melhor sua jornada de trabalho em torno da reunião, enquanto o foco permanece nos tópicos que realmente importam.
Saia com definições De modo geral, uma reunião produtiva gera ação. Assim, ao final, sua equipe deve saber qual é a próxima tarefa e ter todos os detalhes para executá-la. Garanta que todos saiam com tarefas de acompanhamento específicas e acionáveis, além de uma clareza sobre quem será responsável por cada item. Dessa forma, a clareza do próximo passo traz propósito à reunião e coloca sua organização na melhor posição para ter sucesso.
Incorpore diversão Equilibrar diversão e produtividade em sua cultura fortalece o engajamento. Incluir um pouco de diversão na reunião ajuda a “quebrar o gelo” e aquecer sua equipe, alinhando todos com o mesmo propósito. Ao se divertirem juntos, sua equipe se sente mais motivada e valorizada.
Envolva todos os membros O sucesso de uma reunião depende do engajamento e da participação equilibrada. Cada membro da equipe deve ter a chance de expressar seus pensamentos, preocupações e ideias. Se você estiver conduzindo a reunião, garanta um ambiente seguro para que todos se sintam à vontade ao expressar suas ideias sem interrupções ou críticas.
Fonte: https://arquivei.com.br/blog/reunioes-produtivas-como-fazer-dicas/